Nella pratica professionale, condividere documenti con soggetti esterni allo studio è un'esigenza quotidiana: il cliente deve visionare la bozza di contratto, la controparte deve ricevere la proposta di transazione, il consulente esterno deve accedere al parere. edit.legal offre un sistema di condivisione pubblica che combina facilità d'uso e sicurezza, senza richiedere ai destinatari di creare un account.
Generare un link di condivisione
Per condividere un documento con un soggetto esterno, apri il menu di condivisione (icona in alto a destra nell'editor) e seleziona "Condivisione pubblica". Il sistema genera un link univoco che puoi inviare via email, messaggio o qualsiasi altro canale.
Il link generato dà accesso alla versione in sola lettura del documento, con un layout pulito e professionale ottimizzato per la consultazione. Il destinatario non ha bisogno di un account edit.legal per accedere.
Permessi e livelli di accesso
Quando generi un link di condivisione, puoi configurare diversi livelli di accesso:
- Sola lettura: il destinatario può visualizzare il documento ma non modificarlo. Ideale per inviare bozze ai clienti per approvazione.
- Commenti abilitati: il destinatario può lasciare commenti su specifiche porzioni del testo, senza modificare il documento. Utile per raccogliere feedback dalla controparte.
- Download consentito: puoi scegliere se il destinatario può scaricare il documento in formato PDF o Word, oppure limitare l'accesso alla sola visualizzazione online.
ai sensi dell'art. 1351 c.c.
Da una parte, il Sig. Mario Rossi, nato a Milano il 15/06/1975, C.F. RSSMRA75H15F205X, residente in Via Manzoni 12, 20121 Milano (di seguito "Promittente Venditore");
Dall'altra parte, la società Bianchi S.r.l., con sede legale in Via Garibaldi 8, 00184 Roma, P.IVA 12345678901 (di seguito "Promissario Acquirente").
Il flusso di revisione con il cliente
Un caso d'uso frequente è la revisione di una bozza contrattuale con il cliente. Ecco il flusso tipico:
- Redigi la bozza nell'editor di edit.legal.
- Genera un link di condivisione con commenti abilitati.
- Il cliente apre il link, legge il documento e lascia commenti sulle clausole che vuole modificare o chiarire.
- Ricevi una notifica per ogni commento. Rispondi in thread o modifica direttamente il documento.
- Quando la bozza è approvata, revoca il link di condivisione e procedi alla firma.
Questo flusso elimina i cicli di email con allegati Word e garantisce che tutti lavorino sempre sull'ultima versione del documento.
Sicurezza e controllo
La condivisione di documenti legali richiede attenzione alla riservatezza. edit.legal implementa diverse misure di sicurezza:
- Link con scadenza: puoi impostare una data di scadenza dopo la quale il link non sarà più accessibile. Utile per proposte transattive con termine di accettazione.
- Protezione con password: aggiungi una password che il destinatario dovrà inserire per accedere al documento.
- Revoca immediata: puoi disattivare un link di condivisione in qualsiasi momento dal pannello di gestione.
- Log di accesso: visualizza chi ha aperto il documento, quando e per quanto tempo, mantenendo un registro completo degli accessi.
Conformità al GDPR
I documenti condivisi tramite link pubblico restano archiviati sui server europei di edit.legal, in conformità al Regolamento UE 2016/679. I dati personali eventualmente contenuti nei documenti sono trattati secondo la privacy policy della piattaforma. Non vengono trasferiti a terzi né utilizzati per finalità diverse dalla condivisione richiesta dall'utente.
Gestire i documenti condivisi
Dalla sezione "Condivisioni attive" nel menu del documento, puoi vedere tutti i link di condivisione generati, con lo stato (attivo, scaduto, revocato), il numero di accessi e i commenti ricevuti. Puoi modificare i permessi di un link attivo senza doverne generare uno nuovo.