Nella pratica legale, la revisione di un contratto coinvolge spesso più professionisti: l'avvocato che ha redatto la bozza, il socio di studio che supervisiona, il praticante che verifica i riferimenti normativi. Passarsi versioni via email — "contratto_v3_FINALE_rev2.docx" — genera confusione, errori e perdite di tempo. edit.legal offre la collaborazione in tempo reale, consentendo a più utenti di lavorare simultaneamente sullo stesso documento.
Invitare colleghi al documento
Per condividere un documento con il team, apri il menu di condivisione dall'icona in alto a destra nell'editor. Puoi invitare colleghi in due modi:
- Invito tramite email: inserisci l'indirizzo email del collega. Riceverà un link diretto al documento con l'accesso già configurato.
- Link di collaborazione: genera un link condivisibile che consente a chiunque nel workspace di accedere al documento con i permessi specificati.
Per ogni invitato puoi definire il livello di accesso: editor (modifica completa), commentatore (solo commenti e suggerimenti) oppure lettore (sola lettura).
Editing simultaneo con cursori condivisi
Quando più utenti accedono allo stesso documento, edit.legal attiva la sincronizzazione in tempo reale tramite tecnologia Yjs. Ogni collaboratore è identificato da un cursore colorato con il proprio nome, visibile mentre si sposta nel testo.
Le modifiche apportate da ciascun utente appaiono istantaneamente sullo schermo degli altri, senza conflitti e senza necessità di salvare manualmente. Il sistema gestisce automaticamente la risoluzione dei conflitti quando due utenti modificano la stessa porzione di testo contemporaneamente.
Il sistema di commenti
I commenti sono lo strumento principale per la revisione collaborativa. Per lasciare un commento:
- Seleziona il testo che vuoi commentare.
- Clicca sull'icona commento nella toolbar oppure usa la scorciatoia Ctrl+Shift+M.
- Scrivi il tuo commento e premi Invio.
I commenti vengono ancorati al testo selezionato e restano visibili nella sidebar laterale. Ogni commento supporta risposte in thread, consentendo discussioni strutturate su singole clausole o passaggi critici.
Il workflow di revisione
Per contratti complessi che richiedono un processo di approvazione formale, edit.legal offre un workflow di revisione strutturato:
- Bozza: il documento è in fase di redazione, tutti gli editor possono modificarlo liberamente.
- In revisione: il documento è sottoposto a revisione. Le modifiche vengono tracciate come suggerimenti che devono essere approvati o rifiutati.
- Approvato: tutte le modifiche sono state accettate e il documento è nella versione definitiva.
Passando alla modalità "In revisione", ogni modifica effettuata da un collaboratore viene mostrata come suggerimento evidenziato (verde per le aggiunte, viola per le eliminazioni), senza alterare il testo originale fino all'approvazione esplicita.
Accettare e rifiutare modifiche
Il responsabile del documento può scorrere tutti i suggerimenti e, per ciascuno, scegliere se accettarlo (il testo viene modificato definitivamente) o rifiutarlo (il testo originale viene ripristinato). È possibile accettare o rifiutare tutti i suggerimenti in blocco oppure valutarli singolarmente.
Notifiche e cronologia
Ogni commento, suggerimento e modifica genera una notifica per i collaboratori coinvolti. Le notifiche appaiono nell'area dedicata dell'interfaccia e, se configurato, anche via email. La cronologia completa del documento è sempre accessibile: puoi vedere chi ha modificato cosa e quando, ripristinando versioni precedenti se necessario.
Best practice per la collaborazione
- Definisci i ruoli prima di iniziare: assegna i permessi corretti a ogni collaboratore per evitare modifiche non autorizzate.
- Usa i commenti per le questioni sostanziali: riserva i commenti alle osservazioni di merito giuridico, non alle correzioni ortografiche (a quelle pensa l'AI).
- Attiva la modalità revisione per i documenti critici: per contratti con valore superiore a determinate soglie o per atti che richiedono la firma di più parti, la revisione tracciata è essenziale.
- Chiudi i commenti risolti: marca come risolti i commenti su cui c'è accordo, per mantenere pulita la sidebar e concentrarti sui punti ancora aperti.